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SINUS Blog

29.01.2016

Zeitplanung – Der Schlüssel zum Erfolg

Nur die Ruhe bewahren! Aber wie? Der Arbeitskollege stresst, der aufgebrachte Kunde ruft zum dritten Mal an und eigentlich hätten Sie zuhause auch noch einen Stapel voll Arbeiten zu erledigen. Wie könnte man da noch einen ruhigen Kopf bewahren? Richtig! Durch Planung und Organisation. 


Schritt für Schritt raus aus dem Alltagschaos

Wenn Sie sich in der Einleitung an Ihren eigenen Alltag erinnert gefühlt haben und bejahend nicken mussten, ist das ein Zeichen dafür, dass Ihre persönliche Alltagsplanung fehlerhaft ist. Hand aufs Herz! Wann haben Sie sich das letzte Mal hingesetzt, um eine Woche oder einen Tag so durchzuplanen, dass Sie alle Ihre Aufgaben ordentlich auf die Reihe bekommen?

Jetzt die gute Nachricht: es ist nie zu spät, um anzufangen! In diesem Artikel geben wir Ihnen hilfreiche Tipps, mit denen auch Sie schon bald bestens organisiert durch Ihren Alltag wandern. Vergessen Sie dabei nie, dass die Verbesserung Schritt für Schritt eintritt und etwas Zeit benötigt.

Der Aufbau einer TO‐DO Liste

Um Ihre Aufgaben einteilen und bewältigen zu können, müssen Sie diese natürlich vorher erst einmal kennen und einschätzen können. Nehmen Sie sich in regelmäßigen Abständen ausreichend Zeit, um über anstehende Aufgaben nachzudenken und diese schriftlich festzuhalten.

Empfehlenswert ist es, sich einmal am Wochenende hinzusetzen, um die Tasks der kommenden Woche aufzuschreiben. Zusätzlich dazu sollten Sie einmal täglich, früh morgens oder abends, die Planung für den nächsten Tag durchgehen und an aktuelle Geschehnisse oder Erkenntnisse anpassen.
Werden Sie dabei zu Beginn so genau und detailliert wie möglich und unterscheiden Sie zwischen Routinetätigkeiten und solchen, die nur einmalig oder unregelmäßig anfallen. Eine Anordnung der Tätigkeiten ist noch nicht notwendig, diese erfolgt in den nächsten Schritten.

Zusammenhänge feststellen und priorisieren

Kategorisieren Sie die einzelnen Aufgaben. Stellen Sie Zusammenhänge zwischen einzelnen Aufgaben fest und schaffen Sie so eine logische Reihenfolge in Ihrem Zeitplan.

Eine wirklich greifbare Wirkung erzielen Sie mit Ihrer Planung, wenn Sie lernen, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren bzw. einzuteilen. Dazu gibt es verschiedene Ansätze, einer davon ist das sogenannte Eisenhower‐Prinzip . Laut dem Prinzip werden Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt und darauf basierend abgearbeitet. Zur erfolgreichen Durchführung ist es notwendig, dass Sie Ihre Kategorisierung regelmäßig überdenken und neu aufstellen. Schließlich werden auch Aufgaben mit niedriger Dringlichkeit nach einem gewissen Zeitraum sehr dringlich.

Der letzte Schritt zum fertigen Zeitplan

Als Resultat sollten Sie nun eine logisch sortierte Aufstellung Ihrer Aufgaben vorfinden. Diese brauchen Sie nun nur noch in einen geordneten Zeitplan einzufügen. Versuchen Sie, dabei möglichst genau zu werden. Schätzen Sie Zeitangaben, wie lange Sie für eine Tätigkeit benötigen. Je nach persönlichen Vorlieben können Sie diesen Plan auf Papier oder digital festhalten. Eine kostenlose digitale Lösung dafür stellt zum Beispiel der Google Calendar dar, mit dem Sie Ihren Plan auf jedem beliebigen Gerät ansehen und bearbeiten können.

Der Zeitplan funktioniert nicht – was nun?

Sie haben nun die erste Woche hinter sich, alles durchgeplant und im Endeffekt ist für die Planung mehr Zeit draufgegangen, als sie zusätzlich gewinnen können? Das ist ganz normal! Erwarten Sie nicht bereits in der ersten Woche eine Verbesserung um 100%. Natürlich werden Ihnen Fehler passieren. Oftmals sind diese dann so offensichtlich, dass man sich an den Kopf greift. Die Fahrzeit zwischen zwei Orten wurde nicht mit einberechnet oder die Dauer einer Tätigkeit wurde maßgeblich unterschätzt. Nutzen Sie Fehler als Chance! Setzen Sie sich am besten vor der nächsten Wochenplanung hin und evaluieren Sie, wo Sie Verbesserungspotenzial in Ihrer Planung hatten. Und ganz wichtig: Bauen Sie zeitliche Puffer ein, damit einzelne Fehler keine schwerwiegenden Folgen haben!

Das zauberhafte Wort „Nein“

Wenn Sie selbst nach mehreren Wochen und intensiver Verbesserung des Zeitplans keine spürbaren Verbesserungen merken, halsen Sie sich vielleicht einfach zu viel auf. Überdenken Sie in einer ruhigen Stunde Ihre Gesamtsituation und überlegen Sie, bei welchen Aufgaben Sie kürzertreten sollten. Dabei hilft das allseits bekannte, zu selten verwendete Wörtchen „Nein“. Lassen Sie sich nicht jede Aufgabe zuteilen. Schließlich haben Sie trotz bestem Willen keine unendlichen Kapazitäten. Und schlussendlich gilt: Sie müssen es nicht immer jedem recht machen, können Sie in letzter Konsequenz sowieso nicht.

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